2006'dan beri lider evrak yönetim sistemi.

KurumNet, merkezdeki ana kurum ile bağlı kurumlar arasında evrak alışverişini ve günlük iletişimi hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirmeyi hedeflemektedir. Faks veya telefon zinciri gibi yöntemlere ihtiyaç duyulmayacak ve iletişim süreci daha etkili bir şekilde gerçekleştirilecektir. Ayrıca, kurumların mevcut bilgisayarları ve çevre birimleri daha etkin bir şekilde kullanılacaktır.

KurumNet Sisteminin Faydaları:

1. İşlemlerin gerçekleşme zamanını azaltmak: KurumNet sayesinde gönderilen evraklar ve dosyalar, maksimum 2 dakika içinde alıcılara ulaşır. Gönderen ve alıcının coğrafi konumu bu süreyi etkilemez.

2. Maliyetleri düşürmek: KurumNet ile elektronik ortamda hazırlanan dokümanlar, onay için gerekli kişilere elektronik olarak gönderilir ve onaylandıktan sonra alıcılara iletilir. Bu sayede kağıt kullanımı minimum seviyeye inecektir. Aynı dokümanın farklı alıcılara gönderilmesi arasında maliyet açısından fark olmayacaktır. Fotokopi veya benzeri yöntemlerle çoğaltmaya gerek kalmayacak ve posta, faks veya kurye gibi işlemler için masraf yapılmayacaktır.

3. Kaliteyi yükseltmek: KurumNet sayesinde sağlanan hız ve tasarruf, kurumların mevcut işlemlerinin daha verimli bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve işlemlere kalite katacaktır. Ayrıca, boş bir formun tüm kurumlara gönderilerek geri toplanmasıyla bilgi toplama ve istatistik gibi işlemler hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleştirilebilecektir.

4. Güvenli iletişim sağlamak: KurumNet sistemi, kullanıcıların merkezi bir sunucu üzerinde tanımlandığı bir yapıya sahiptir. Bu nedenle, tanımlanmayan bir kişinin sisteme girmesi mümkün değildir. Dokümanlar, gönderilmeden önce sadece alıcısı tarafından açılabilecek şekilde şifrelenir ve gönderenin kimliğini doğrulamak için dijital olarak imzalanır. Bu sayede şifrelenen evrakların başkaları tarafından değiştirilmesi engellenir ve evrakı gönderen kurumun kimliği her zaman doğrulanabilir.

Proje Üç Parçadan Oluşmaktadır:

1. Merkez Sunucu: Sadece merkezde çalışacak olan bu sunucu, KurumNet sisteminin merkezi noktasını oluşturur.

2. Kurum Sunucusu: Her bir bağlı kuruma kurulacak olan bu sunucu, KurumNet sisteminin kurumsal düzeyde kullanılmasını sağlar.

3. KurumNet Terminal Yazılımı: Sistemi kullanmaya yetkili her kullanıcının bilgisayarına kurulan bu yazılım, KurumNet’in kullanılmasını sağlar.

KurumNet Sisteminin Yapısı:

– Kurumlar, merkez sunucu üzerinde belirli mantıksal gruplar altında tanımlanır, örneğin kurum türlerine göre gruplandırılır.
– Kurumlar altında çalışan yetkililere kullanıcı hesapları tanımlanır ve ilk şifreleri verilir.
– Sunucu yazılımı etkinleştirilerek terminallerden gelen bağlantı taleplerine yanıt verebilir hale getirilir.
– Her kullanıcıya terminal programı yüklenir ve önceden tanımlanan kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapılır.
– Kullanıcılar şifrelerini değiştirebilir ve kişisel bilgileri gibi imza ve paraf gibi bilgileri düzenleyebilir.
– Kurum programı sunucuya bağlandığında, kullanıcıya bekleyen mesajlar veya evraklar varsa, ses ve ikonlar aracılığıyla kullanıcıya bildirimde bulunur.
– Terminal programı kullanıcıları, sisteme bağlı olan diğer kullanıcıları görerek anında mesajlaşma veya sohbet yoluyla iletişim kurabilir.
– Terminal programı kullanıcıları, sisteme bağlı olmayan kullanıcılara mesaj veya evrak gönderebilir ve bu iletiler sunucuda bekletilerek alıcı sisteme bağlandığında otomatik olarak iletilir.
– Windows uyumlu bir programda yazılan evraklar özel bir formata dönüştürülür, bilgisayar ortamında imzalanır ve ilgili kişilere gönderilir. Bu şekilde gönderilen evraklar alıcı tarafından değiştirilemez.
– İstenildiğinde evraklar orijinal formatında alıcılara gönderilebilir, böylece alıcılar evrakları doldurup geri gönderdiklerinde bilgiler kolayca toplanabilir.
– Alıcı bilgisayarın açık veya internete bağlı olmasına gerek yoktur. Alıcı, internete bağlandığında otomatik olarak evrakları alır. Bu sayede kullanıcılar günün her saati internete bağlı olmak zorunda kalmazlar.
– Kurumlar merkezle birlikte değil, kendi aralarında da iletişim kurabilir ve evrak alışverişi yapabilir.
– Evrak Kayıt özelliği sayesinde tüm yazışmalar günlük olarak raporlanabilir ve desimal kodlara göre arama yapılabilir. Aylık raporlar elde edilebilir.
– Elektronik ortamda paraflama, imzalama, havale ve not alma gibi işlemler gerçekleştirilebilir.

KurumNet Sistemi, mevcut sistemlerden aşağıdaki özellikleriyle ayrılır:

– Modüler yapı sayesinde her kurum kendi sunucusunu kullanır ve iş yükü paylaştırılır. Bu nedenle merkez sunucu olarak çok güçlü bir bilgisayara ihtiyaç duyulmaz ve başlangıç maliyeti düşüktür.
– Evraklar program dosyası olarak değil, özel bir formata dönüştürülerek gönderilir. Bu sayede farklı ofis programları veya sürümleri kullanıldığında uyumluluk sorunu ortadan kalkar ve virüs bulaşma riski azalır.
– KurumNet terminal kullanıcıları internete bağlı olmak zorunda değildir, sadece sunucuya ağ üzerinden bağlanmaları yeterlidir. Bu şekilde internet kullanımı kontrol altına alınır.
– Tamamen kapalı bir sistem olduğu için yetkilendirilmeyen kişiler sisteme erişemez.
– Evrak formatı değiştirilemez ve sadece programla açılabilir.

15 Ocak 2004 tarihinde kabul edilen 5070 numaralı “Elektronik İmza Kanunu”, güvenli iletişimin internet üzerinden gerçekleştirilmesinin önünü açmıştır. Kanunun 5. maddesi gereğince, “Güvenli elektronik imza, el ile atılan imza ile aynı hukuki etkiye sahiptir.” Elektronik imza, elektronik ortamda iletilen bilgilerin gönderen kurum veya kişiye ait olduğunu doğrulayarak, verinin başkası tarafından gönderilmediğini garanti eden teknolojik bir uygulamadır. Dijital imzanın doğası gereği, bir belgeyi gönderen kişi bu belgeyi gönderdiğini inkar edemez ve alıcı da aldığını inkar edemez.

Yasal olarak güvenli elektronik imza oluşturmak için gereken kriterler şunlardır:

a) Elektronik imza oluşturma verilerinin birbirleriyle eşsiz olması.
b) Elektronik imza oluşturma verilerinin dışarıya çıkarılamaması ve gizliliğinin korunması.
c) Kayıtlı elektronik imza oluşturma verilerinin üçüncü kişiler tarafından elde edilememesi, kullanılamaması ve sahteciliğe karşı korunması.
d) İmzalanacak verinin imza sahibi dışında değiştirilememesi ve imzanın oluşturulmasından önce bu verinin görülebilmesi.

Scroll to Top